El análisis de procesos como punto de partida para elaborar descripciones de puestos
Publicado de L.A. Ma. del Pilar Ruiz Sandoval en Gestión de Capital Humano · Jueves 20 Abr 2023 · 6:45
La descripción de puestos como un elemento dinámico
Generalmente en las empresas la descripción de puestos termina por convertirse en un elemento estático que al paso del tiempo se "empolva" y no es utilizado por nadie en ningún momento. Y ello sucede así, porque cuando se elaboran se hace con base en generalidades que después de varios meses (por no decir que años) queda obsoleta y no representa lo que sucede en la realidad.
Con el propósito de no caer en esas generalidades el fundamento que da origen a la descripción de puestos debe estar fundamentada en el análisis de los procesos que se ejecutan en la empresa, los cuales en teoría estan documentados en manuales de procedimientos y de normatividad aplicable al proceso.
Por ello es que es de suma importancia el trabajo coordinado entre las áreas de gestión de procesos (normalmente dependientes de la gerencia o dirección de operaciones) y de gestión de talento humano, a fin de que se vea reflejado en la creación de una descripción de puestos objetiva, que narre fielmente lo que sucede en la realidad y que se actualice constante y cotidianamente con el propósito de que sirva como un instrumento de continua consulta y referencia para los líderes de la empresa y también para el propio ocupante del puesto.
Pero con el fin de clarificar lo mencionado hasta aquí, empezaré por definir qué es el análisis de procesos y su documentación.
¿Qué es el análisis de procesos?
El análisis de procesos es una técnica utilizada en la gestión de operaciones y la mejora continua de procesos empresariales. Esta técnica consiste en descomponer un proceso en sus componentes individuales hasta el máximo detalle, para comprender mejor su funcionamiento, identificar posibles problemas o cuellos de botella, y desarrollar soluciones para mejorar de manera continua y permanente la eficiencia y la eficacia del proceso.
El análisis de procesos se utiliza comúnmente en la ingeniería industrial, la gestión de la calidad y la gestión de proyectos para ayudar a las empresas a identificar áreas de mejora y aumentar la eficiencia y la productividad. Al analizar los procesos de negocio y comprender cómo funcionan, se pueden identificar oportunidades para simplificarlos, automatizarlos, reducir los tiempos de espera y/o mejorar la calidad de los productos o servicios.
El análisis de procesos puede ser realizado mediante diversas técnicas y herramientas, como diagramas de flujo, análisis de valor agregado, mapeo de procesos, análisis de capacidad, análisis de tiempos y movimientos, entre otras.
La documentación de los procesos. El manual de procedimientos.
Un manual de procedimientos es un documento que describe detalladamente las actividades y tareas que deben seguirse para llevar a cabo trabajo que forma parte de una función, de manera consistente y efectiva. Este documento suele ser utilizado en empresas, organizaciones y entidades gubernamentales para estandarizar los procesos y asegurar que se sigan las mejores prácticas.
El manual de procedimientos debe incluir información sobre los objetivos del proceso, las responsabilidades de los diferentes departamentos o personas involucradas, los pasos en máximo detalle a seguir para realizar el proceso, las herramientas o recursos necesarios, los plazos, los controles y las medidas de seguimiento y evaluación (control del proceso).
Este documento es especialmente útil para garantizar la calidad de los procesos y para capacitar a los nuevos trabajadores sobre cómo llevar a cabo una tarea de manera efectiva y eficiente. Además, el manual de procedimientos debe ser actualizado y mejorado constantemente para mantenerse al día con los cambios en las formas de trabajo que se realizan o en el entorno empresarial.
¿Qué es un manual de normatividad aplicable a los procesos?
Un manual de normatividad aplicable a los procesos es un documento que recopila y describe las normas, leyes, regulaciones y políticas que deben ser seguidas en la ejecución de los procesos de una empresa u organización. Este manual es utilizado para asegurar que los procesos se lleven a cabo en conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.
Este manual puede incluir información sobre las normas locales, nacionales e internacionales que deben acatarse en el desarrollo de los procesos, así como también las políticas internas de la empresa. Además, debe referenciar con claridad y sin margen de confusión a cuales procedimientos específicos aplica, los roles y responsabilidades de los empleados involucrados en la ejecución del proceso, las consecuencias de no cumplir con las normas, entre otros aspectos relevantes.
Este manual es especialmente importante para las empresas que están sujetas a regulaciones y normas específicas, como las empresas que trabajan en sectores altamente regulados, como la industria farmacéutica o la financiera. El manual de normatividad aplicable a los procesos ayuda a garantizar que la empresa cumpla con todas las regulaciones y normas aplicables, reduciendo así el riesgo de sanciones o multas por incumplimiento.
¿Cómo pueden ayudar los manuales de procedimientos y de normatividad aplicable a los procesos en la generación de las descripciones de puestos en una empresa?
Los manuales de procedimientos y de normatividad aplicable a los procesos pueden ser de gran ayuda en la generación de las descripciones de puestos en una empresa. Puesto que eEstos manuales proporcionan información detallada sobre los procesos y las normas que se deben seguir en la empresa, debe ser utilizado por el analista de gestión de talento humano para describir de manera precisa las responsabilidades y funciones asignadas a cada puesto de trabajo.
Por ejemplo, el manual de procedimientos puede proporcionar información sobre los pasos específicos que deben seguirse para completar una tarea en particular, lo que puede ser utilizado para describir las funciones y responsabilidades de un trabajador en relación a esa función asignada al puesto. De manera similar, el manual de normatividad aplicable a los procesos puede proporcionar información sobre las regulaciones y normas que deben cumplirse en la empresa, lo que puede ser utilizado para describir las responsabilidades de un colaborador en relación a la conformidad con estas regulaciones y normas.
Además, los manuales de procedimientos y de normatividad aplicable a los procesos pueden ayudar a asegurar que las descripciones de puestos sean precisas y actualizadas, ya que estos manuales (cuando menos en teoría) son actualizados constantemente para reflejar los cambios en los procesos y las regulaciones. Esto puede ayudar a evitar confusiones y malentendidos en cuanto a las responsabilidades y tareas de cada puesto de trabajo, lo que puede mejorar la eficiencia y efectividad de la empresa.
Como puede observarse, la materia prima para la elaboración de una descripción de puestos de calidad son los manuales mencionados párrafos arriba. Sin embargo, una descripción de puestos no sólo es la descripción genérica de funciones y responsabilidades asignadas al puesto, sino que debe contener otros elementos tales como el perfil del ocupante del mismo, las características psicométricas que debe poseer, las competencias (específicas y transversales), los KPI's con los que se evaluará su contribución a los resultados que genera para la empresa, los elementos a contemplar para fijar la retribución económica que se otorgará tales como relaciones con otras áreas, riesgos a los que se está expuesto, medio ambiente laboral en el que se desempeña el trabajo entre otras.
Cada uno de éstos elementos serán explicados y analizados en detalle en posteriores artículos que publicaré en este boletín. Por lo que te sugiero estar al pendiente de la publicación de los mismos y con ello puedas ir armando la foto completa de lo que debe contemplarse para elaborar una buena descripción de puestos.
Para saber más:
